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26人のママから子ども写真のデータをスムーズに集めるために実践した4つのこと

投稿日:2014年11月21日 更新日:

子どもが通うクラスで、各家庭から写真データを集めてアルバムを作りたい!
そんなとき、どうする?

今回は、娘の卒園に向けて準備を進める私が試行錯誤した、写真データ収集作戦について書きます。
"さくっと"できるような内容ではありませんが、少しでも参考になれば嬉しいです。

写真募集を一度で済ますには?

子どもたちの卒園を祝い、お世話になった先生を招いてもてなす"謝恩会"は保護者主催の一大プロジェクト。

私は先生にプレゼントする卒園アルバムをつくるチームのリーダーに立候補しました。
卒園アルバムに必要不可欠なものといえば・・・そう、園の思い出の写真です。
でも、写真を使うのはアルバムだけ??

そこで、写真の活用を検討しているチームが他にもいるか確認したところ、
謝恩会の参加者全員に配布する「卒園文集」チームと、
謝恩会を盛り上げる出し物を準備する「企画」チームからも要望があがったので、
3チーム合同で写真を集めることにしました。

あらかじめ連携しておけば、写真の募集も一度で済みます。
利用用途に応じて、同じ写真を使い回しても良いし、その逆でかぶらないように調整もできます。

提供してほしい写真の条件は具体的に

あいこうら
お子さんのベストショット3枚ご提供ください

そう言われると、悩みますよね?
写真を準備するのも時間がかかるので、
もっとわかりやすく伝わるように検討しました。

1.◯◯クラスの頃の写真1枚
2.△△クラスの頃の写真1枚
3.運動会で◇◇の衣装を身につけた写真1枚
※すべて園に関係のある写真にしてください(家族旅行などはNG)

さらに、写真の利用イメージと説明文も付け加えました。

1と2の写真は、謝恩会で上映するビデオ映像で使用します。
写真や写真のテロップコメントを見ながら、各学年の思い出を振り返り、園や先生への感謝の気持ちを伝えるスライドにすることを目的としています。

どのように使われるかがわかると、安心感があるし、写真も選びやすくなります。

写真募集の期間は週末をはさむようにする

写真の募集期間は10日間とし、金曜日にスタートしました。

今回、写真提供をお願いするママの8割が働いています。
平日に写真を選ぶ余裕はなかなかありません。

スマホや携帯にある最近の写真であれば提供しやすいですが、
最大6年間の写真の中から選ぶとなると時間がかかります。

「パパと一緒に写真を選びたい」
「写真の提供作業はパパに任せたい」という家庭もあるので、
週末を挟んだスケジュールにしました。

募集期間が長過ぎると動きが鈍くなるので、10日から2週間が妥当かなと思います。
結果的に、最初の土日だけで、半数以上のママに写真を提供していただけました。

写真を提供する方法をわかりやすくする

今回は、謝恩会で流すビデオ映像と記念品のアルバムや文集に利用するため、
印刷済の写真プリントではなく"写真データ"を集めます。

メール?
Webアルバム?
LINEやFacebook?
USBメモリー?

写真データを集めるには様々な方法があります。

ここで考慮したいのが、PCやスマホ・携帯操作が苦手な人が迷わずに写真データを提供できるかということ。

当初はメールで写真を集めることを検討していましたが・・・
写真をそのままメールに添付するとサイズが大きすぎてエラーが生じてしまうことも。

サイズを自動で縮小するメールソフト(アプリ)もありますが、
写真が劣化してしまう恐れがあります。

メール添付の手順書を作ろうかと思いましたが、苦手な人にとってはそれを読み解くのも一苦労。

そこで私、ホームページを開設して写真登録専用フォームをつくりました。

実は私、裁縫が苦手なんですけど、
専用のキットを使ってコップ袋を作ったことがあります。
コップ袋を作るための生地・ひもとマニュアルのおかげで、迷わずにつくることができました。

そんな専用キットのように、入力項目に沿って登録するだけで写真の投稿ができる専用フォームであれば迷わないはず!

シンプル・イズ・ベスト!無駄な装飾なし!
必要な情報しか載せていません。
凝っていないから、PCもスマホも携帯もアクセスOK。

先行して写真を登録してもらったママたちには「わかりやすい」と好評でホッとしました。
質問を受けた内容は「よくある質問」として冒頭にまとめています。

印刷済の写真プリントはどのように提供すればよいか悩むポイントなので、
家庭用プリンターのスキャナを使うか、
デジカメでプリント写真を撮影するように案内しました。

私は専用のホームページをつくりましたが、
写真を集めるなら「30days Album」もおすすめです。

無料で利用できますが、写真をきれいなままオリジナルサイズのデータを扱うなら有料の「30days Album PRO」へのお申込みが必要です。


 
人数が多くなると収集の手間がかかるので、写真の募集内容と応募の手順がどれだけわかりやすいかがカギ。
質問が殺到したり、目的と異なる写真ばかり集まると、困りますからね。

写真集めは大変ですが、集まった写真を見るのは楽しい♪
無事に写真を集められたら、次はアルバム作りに励みます!

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